Die Volkszählungsformulare im Landeshauptsarchiv Schwerin wurden von der „Church of Jesus Christ of Latter-day Saints“ digital erfasst. 2007 wurden die Bilder vom MPIDF ins jpg-Format überführt. Damit liegen alle Aufnahmen der Volkszählung als Bilddateien vor. Diese Bilddateien wurden von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften in eine Datenmaske eingegeben. Die Felder der Datenmaske waren weitgehend den entsprechenden Spalten der Volkszählungsformulare nachempfunden.

Da es im Rahmen des Projekts nicht möglich war, alle etwa 556.000 Einwohner Mecklenburg-Schwerins von 1867 zu erfassen, musste eine Vorauswahl getroffen werden. Diese Auswahl sah primär so aus, dass diejenigen Gebiete erfasst wurden, die bereits im Pilotprojekt für die Volkszählung von 1819 erfasst worden waren. Diese Vorgehensweise sollte einen Vergleich der beiden Volkszählungen und insbesondere der Bevölkerungsentwicklungen in den ausgewählten Gebieten ermöglichen. Diese Vorgabe wurde weitgehend erfüllt, wenn es auch methodische Probleme gab, bspw. durch Änderungen der Verwaltungseinheiten oder durch die nicht immer eindeutig mögliche Identifizierung kleinerer erfasster Orte.

Die Vorgaben bei der Trankskription waren, dass die Daten möglichst originalgetreu eingelesen werden sollten. Insbesondere sollten ungewöhnliche Schreibweisen nicht eigenständig von den Eingebenden korrigiert werden. Problematische Stellen sollten in einem eigens dafür eingerichteten Anmerkungsfeld vermerkt werden.

Im Anschluss an die Transkription wurden die Daten korrigiert. Die Korrektur erwies sich als insgesamt sehr zeitaufwändig, da die Qualität der Dateneingabe sehr stark schwankte. Dies hing sowohl mit den unterschiedlich ausgeprägten Fähigkeiten der Hilfskräfte, die alte Schreibschrift zu lesen, als auch mit den sehr unterschiedlich lesbaren Handschriften der Volkszähler zusammen. Zudem waren auch die Volkszählungsformulare nicht immer fehlerfrei ausgefüllt worden.

Die so aufbereiteten Daten wurden schließlich noch teilkodiert.